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Gestion des stocks dans le bar

 

L'une des tâches les plus importantes pour gérer un bar, c'est la gestion des stocks. Maintenir un contrôle rigoureux avec les livraisons et les inventaires est essentiel, car cela crée la base d'un bar qui fonctionne bien. Il revient toujours au Store Leader d'accomplir ces tâches, mais l'assistant Leader doit aussi être capable de le remplacer, en suivant exactement les mêmes procédures. Dans le cadre de la formation du AL, tu devrais faire au moins 2 livraisons et 2 inventaires avec le formateur.

 

Échéances des tâches en magasin

 

Lorsqu'il s'agit d'inventaires et de livraisons, il est crucial de respecter certaines échéances à tout moment. C'est parce que les commandes doivent être passées pour le magasin à des moments précis. Dans le pire des cas, si les délais ne sont pas respectés, des erreurs peuvent survenir dans les commandes de marchandises pour le magasin. Si tu as du mal à respecter les délais pour une raison quelconque, tu devrais informer ton Responsable par e-mail.

 

L'importance des inventaires corrects

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Faire un inventaire avec beaucoup d'erreurs peut affecter le flux de travail de la semaine suivante. Dans le pire des cas, si une erreur de comptage importante a été commise, la livraison sera incorrecte par rapport aux idéaux du bar spécifique. En général, deux scénarios peuvent se produire :

 

• TROP COMPTÉ : Trop de marchandises spécifiques ont été comptées par rapport à la quantité réelle en stock = Cette marchandise ne sera pas livrée car l'inventaire laissait penser qu'il y en avait suffisamment. Cela peut entraîner une rupture de stock d'ingrédients et essentiellement l'impossibilité de fabriquer certains produits, ce qui déçoit les clients.

 

• PAS ASSEZ COMPTÉ : Trop peu d'une marchandise spécifique a été comptée par rapport au stock réel = Trop de cet article sera livré par rapport à ce qui est nécessaire dans le magasin. Cela peut conduire à des pertes et au gaspillage de marchandises.

 

L'importance des livraisons structurées

 

La deuxième partie de la gestion des stocks concerne les procédures de livraison structurées. Effectuer une livraison négligée, en ne plaçant pas les marchandises de manière structurée, peut perturber le flux de travail du magasin. De plus, des structures négligentes peuvent augmenter les déchets car les marchandises ne seront pas utilisées dans le bon ordre (FIFO). Suivre la livraison et remplir le rapport de livraison à temps garantira que le magasin recevra toutes les marchandises nécessaires. Si cela n'est pas fait correctement, le Responsable ne pourra pas s'assurer que toutes les marchandises nécessaires arrivent au magasin à temps, ce qui peut entraîner l'impossibilité de fabriquer certains produits.

 

Fondamentalement, l'objectif de base de la gestion des stocks est de NE JAMAIS ÊTRE EN RUPTURE DE STOCK et DE NE JAMAIS JETER DE MARCHANDISES !

 

Explication de la tâche en magasin

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LIVRAISON

 

Lors de la réception de la livraison, trois tâches importantes doivent être accomplies en plus de distribuer les marchandises dans la réserve :

 

1. TEMPÉRATURE

Vérifie la température des marchandises reçues pour t'assurer qu'elle est dans la plage de température autorisée.

 

2. QUALITÉ

Vérifie que l'emballage n'est pas endommagé ou cassé et que les marchandises ne sont en aucun cas pourries ou moisies (si c'est le cas, cela doit être noté dans le rapport de livraison).

 

3. QUANTITÉ

Assure-toi que toutes les marchandises ont été livrées conformément à la facture. La livraison doit être alignée sur la facture, afin que nous ne payions pas pour des marchandises que nous n'avons pas reçues.

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FIFO

 

Le FIFO est fondamental pour maintenir un stock sain. FIFO signifie "First In, First Out" (Premier Entré, Premier Sorti). Pour maintenir un stock sain, tu dois établir une structure FIFO dans ton bar et la maintenir avec ton équipe.

 

Les points importants du FIFO à suivre sont :

 

• Assure-toi que la structure dans le bar et la réserve permet aux employés de voir où prendre les marchandises et les articles - des notes écrites, des images, des mises à jour de groupe peuvent être utilisées.

 

• Assure-toi que toutes les marchandises et articles sont stockés au même endroit pour empêcher les employés de prendre des marchandises "du mauvais stock". Cela s'applique à la fois dans la réserve et dans le bar.

 

• Le FIFO est souvent oublié dans les présentoirs. Prends toujours dans le présentoir en premier et remplis ensuite.

 

• Lors de la préparation, assure-toi de placer les articles alimentaires les plus anciens en haut de la cantine.

 

Rapport de livraison

 

Le rapport de livraison est l'outil du Responsable pour suivre chaque livraison et s'assurer que :

 

1. Elle a été effectuée à temps.

 

2. Aucune marchandise n'a été endommagée.

 

3. Toutes les marchandises ont été reçues.

 

4. Aucune marchandise supplémentaire n'a été reçue.

 

Le rapport de livraison doit être rempli après chaque livraison, même lorsque tout dans la livraison était correct. De cette façon, le Responsable des Achats sait qu'aucune action supplémentaire n'est nécessaire.

 

Séquence de réception d'une livraison

 

Lors de la réception d'une livraison, cette séquence doit être suivie :

 

1. Prends la livraison en commençant par les marchandises congelées, les produits de viande et les produits laitiers pour maintenir la température correcte. Il s'agit de marchandises telles que des produits de comptoir, du poulet, de la dinde,  de la mozzarella etc..

 

2. Aie la facture à côté de toi et coche avec un stylo chaque fois que tu distribues une marchandise. Il est très important de compter chaque marchandise pour t'assurer que nous avons reçu la quantité correcte.

 

3. Distribue les autres marchandises qui vont dans les réfrigérateur

 

4. Prends les marchandises sèches et les autres marchandises qui doivent être placées dans les chariots de transport.

 

5. Remplis maintenant le rapport de livraison pour informer le Responsable des Achats s'il y a eu un problème avec la livraison. Compare la facture avec ce que tu as réellement reçu.

 

6. Nettoie après la livraison. Jette les déchets et le carton. Ne place pas les palettes n'importe où dans la zone client.

 

7. Commence les procédures d'ouverture normales.

 

Évaluation du stock et retours d'information

 

Avant de distribuer les marchandises de la livraison, c'est le moment opportun pour évaluer la quantité de stock. As-tu beaucoup de stock d'une marchandise spécifique dans la réserve ? Es-tu à court de certaines marchandises ? Ou t'es-tu retrouvé à court de quelque chose ? Il revient toujours au Store Leader de contrôler les idéaux dans le magasin (combien le magasin reçoit par rapport à ce qui est compté), mais c'est la responsabilité de l'assistant Leader d'informer le Store Leader de la situation et de proposer des idées pour avoir une quantité de stock plus idéale.

 

INVENTAIRE

 

L'inventaire est la tâche la plus importante en ce qui concerne le gaspillage, car il détermine l'utilisation globale du magasin pour toute la semaine. Par conséquent, il est vital d'être extrêmement minutieux dans ton inventaire. Tous les rapports du siège social sont tirés de tes données d'inventaire. Cela signifie que toute inexactitude dans tes comptages entraînera des rapports trompeurs.

 

LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DU COMPTAGE :

 

1. Ne te stresse pas lorsque tu fais l'inventaire, car cela te rendra désorganisé et peu concentré = des erreurs inutiles.

 

2. Garde ta réserve et ton bar organisés et propres. Assure-toi que les employés sont au courant et maintiennent ta structure pour éviter que des articles soient mal placés, provoquant des comptages incorrects.

 

3. Vérifie que tu saisis l'unité correcte lors du comptage d'un article.

 

4. Compare le comptage avec celui que tu as fait la semaine dernière pour voir si des marchandises comptées semblent incorrectes.

 

LES RÈGLES DU COMPTAGE :

 

• La même personne doit effectuer l'inventaire chaque semaine.

 

• Compte toujours à la même heure de la journée chaque semaine.

 

• Compte toujours dans la même séquence : Réserve – Arrière-boutique – Bar.

 

• Tu peux commencer l'inventaire dans la réserve 1 à 2 heures avant la fermeture, tant qu'aucune marchandise n'est prise après.

 

• Ne compte pas le stock du bar avant que le magasin ne soit fermé !

 

• N'estime pas – compte !